Inicialmente temos que considerar quatro ambientes:
Ambiente do Contribuinte – o contribuinte deve gerar um arquivo digital no formato txt, respeitando o leiaute definido para a Escrituração Fiscal Digital no Ato COTEPE nº 09 conforme o perfil a que está obrigado.
Após gerar o arquivo digital, o mesmo deve ser submetido ao programa validador e assinador da EFD (PVA-EFD) para a execução da validação do leiaute e de alguns valores apresentados. As operações de validação são de extrema importância para as administrações tributárias, uma vez que garantem uma informação mais precisa e confiável.
A assinatura do arquivo só é possível se após a validação não forem detectados erros. Havendo advertências o arquivo poderá ser assinado, mas o contribuinte estará consciente de que há algo inconsistente no arquivo. Logo após a validação sem erros, o contribuinte deverá assinar o arquivo com certificação digital.
O último procedimento a ser executado pelo contribuinte é a transmissão efetiva do arquivo digital, que deve ser feita pelo próprio programa validador que utiliza o Receitanet para essa transmissão.
Após a transmissão, será emitido um recibo de entrega de EFD contendo: quem assinou o arquivo, número do recibo, assinatura da transmissão, data e hora da transmissão, comprovando a entrega do arquivo.
O arquivo transmitido tem como destino o ambiente nacional do SPED, que é gerenciado pela Receita Federal do Brasil.
Ambiente Nacional (SPED) – o ambiente nacional recepciona o arquivo EFD transmitido pelo contribuinte, armazena e envia uma cópia para a Sefaz o domicílio fiscal do contribuinte, possibilitando sua consulta pela Receita Federal do Brasil.
Também são gerados os arquivos de operações interestaduais (OIE), que são encaminhados a todas as unidades federadas com as quais o contribuinte transacionou no período.
Para o caso do Mato Grosso do Sul, significa que a Sefaz/MS receberá arquivos de OIE contendo informações de todos os documentos fiscais escriturados por contribuintes de outros estados nas suas operações de entrada (quando adquiridas mercadorias ou serviços de empresas do MS) ou operações de saída (quando fornecidas mercadorias ou serviços a contribuintes do MS) além da apuração do ICMS-ST.