A empresa deve obter um certificado digital, pelo qual será possível assinar suas EFD’s.
O certificado digital pode ser do tipo Pessoa Jurídica (e-PJ ou e-CNPJ) ou Pessoa Física (e-CPF) e deve ser adquirido através de uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A ICP-Brasil foi criada pelo Governo Federal para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Uma AC é uma organização autorizada a emitir ou cancelar certificados digitais vinculados à ICP-Brasil.
Existem várias AC's credenciadas junto a ICP-Brasil, dentre as quais a Caixa Econômica Federal, o Serpro, a Serasa, a Certsign e a Receita Federal do Brasil. Cada organização cobra um valor pela emissão do certificado digital, que tem prazo de validade.
Um certificado com data de validade expirada não pode ser utilizado para assinar uma EFD.
A legislação que inseriu a assinatura digital como instrumento de valor jurídico foi a Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, encontrada em http://www.icpbrasil.gov.br/frame_legisla.htm
Quem pode assinar a EFD ?
O signatário da escrituração deverá atender uma das seguintes condições:
- Ser o informante da escrituração
- Se o informante for pessoa jurídica, a base do CNPJ (8 primeiros dígitos) do certificado do assinante deverá ser o mesmo do informante da escrituração (campo CNPJ do registro 0000). Somente será aceito certificado de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ);
- Se o informante for pessoa física, o CPF do certificado do assinante deverá ser o mesmo do informante da escrituração (campo CPF do registro 0000). Somente será aceito certificado de pessoa física (e-CPF).
- Ser representante legal do informante da escrituração
- Se o signatário da escrituração constar no Sistema CNPJ como representante legal do informante da escrituração. Perante o Cadastro do CNPJ, o do representante legal da empresa é único e isto o qualifica para assinar a EFD de qualquer das filiais.
- Ser procurador do informante da escrituração
- Se o signatário da escrituração estiver atuando como procurador do declarante da escrituração, devidamente habilitado no Sistema de Procuração Eletrônica com procuração para assinar escrituração fiscal em nome deste.
A procuração deverá estar válida na data da transmissão do arquivo da escrituração fiscal.